15 levinumat kirjutusviga, mis õõnestavad teie usaldusväärsust

Üks kirjutusviga võib teie usaldusväärsuse purustada kiiremini, kui jõuate öelda „grammatika". Olgu tegemist tähtsa e-kirja, blogipostituse või ettepaneku koostamisega – need levinud vead annavad lugejatele märku hooletusest. Mis on veelgi halvem? Enamik kirjutajaid ei teadvusta, et neid teeb.

Oleme analüüsinud tuhandeid dokumente ja tuvastanud vead, mis ilmuvad korduvalt igat tüüpi professionaalses kirjutamises. Hea uudis: kui teate, mida otsida, on neid vigu lihtne märgata ja parandada.

Grammatikavead, mis muudavad teid amatööriks

1. Its/it's segiajemine

See on tõenäoliselt kõige levinum viga professionaalses kirjutamises. Siin on lihtne reegel:

It's = It is või It has (lühend)
Its = Omastav vorm (midagi kuulub sellele)

Vale: The company updated it's privacy policy.
Õige: The company updated its privacy policy.
Samuti õige: It's important to read the updated policy.

Kiirparandus: Proovige asendada sõna väljendiga „it is". Kui lause on endiselt mõttekas, kasutage „it's". Muul juhul kasutage „its".

2. Aluse ja öeldise mittevastavus

Alus ja öeldis peavad arvus ühtima. Ainsuse alus vajab ainsuse öeldist; mitmuse alus vajab mitmuse öeldist. Kõlab lihtsalt, kuid keeruliste lausete puhul muutub see keerukaks.

Vale: The list of requirements are extensive.
Õige: The list of requirements is extensive.
(Alus on „list", mitte „requirements")

Vale: Each of the employees have submitted their reports.
Õige: Each of the employees has submitted their report.

Kiirparandus: Leidke tegelik alus, eemaldades eessõnafraasid. „The list [of requirements]" muutub „The list"-iks, mis on selgelt ainsus.

3. Rippuv määrus

Rippuvad määrused tekivad siis, kui kirjeldav fraas ei ühenda selgelt sõnaga, mida see täpsustab, luues tahtmatult koomikat tekitavaid lauseid.

Vale: After rotting in the basement for weeks, my brother threw out the potatoes.
(Kas vend mädanes keldris?)
Õige: My brother threw out the potatoes that had been rotting in the basement for weeks.

Vale: Walking down the street, the trees were beautiful.
Õige: Walking down the street, I noticed the beautiful trees.

Kiirparandus: Veenduge, et tegevust sooritav alus järgneb vahetult sissejuhatavale fraasile.

4. Komaühendus

Komaühendus tekib siis, kui liitate kaks täislauset ainult komaga. See on üllatavalt levinud ja nõrgestab teie teksti. (Näete, mida me ise tegime?)

Vale: The meeting starts at 10 AM, don't be late.
Õiged variandid:

The meeting starts at 10 AM. Don't be late.
The meeting starts at 10 AM, so don't be late.
The meeting starts at 10 AM; don't be late.

Kiirparandus: Kui mõlemad osad saavad seista iseseisvate lausetena, vajate nende vahele rohkem kui lihtsalt koma.

Stiiliprobleemid, mis nõrgestavad teie teksti

5. Liigne passiivse kõne kasutamine

Passiivne kõne ei ole alati vale, kuid selle liigne kasutamine muudab kirjutamise nõrgaks ja kaudseks.

Passiiv: The report was written by the team.
Aktiiv: The team wrote the report.

Passiiv: Mistakes were made.
Aktiiv: We made mistakes.

Mõnikord töötab passiivne kõne paremini, eriti kui tegutseja on teadmata või ebaoluline: „The building was constructed in 1920." Kuid tugevama ja selgema kirjutamise jaoks kasutage vaikimisi aktiivset kõnet.

Kiirparandus: Otsige konstruktsioone „was/were + mineviku kesksõna". Küsige „Kes tegevust sooritab?" ja struktureerige see tegutseja aluseks ümber.

6. Üleliigsed fraasid

Miks kasutada rohkem sõnu, kui vähemaga saab hakkama? Üleliigsed fraasid ummistuvad teie teksti ja raiskavad lugejate aega.

Levinud üleliigsused, mille peaksite kõrvaldama:

„Free gift" → gift
„Advance planning" → planning
„Past history" → history
„Completely finished" → finished
„Basic fundamentals" → fundamentals
„In my personal opinion" → in my opinion
„12 noon" → noon
„Added bonus" → bonus

Kiirparandus: Seadke kahtluse alla iga omadussõna ja määrsõna. Kas see lisab tähendust või kordab juba vihjatut?

7. Nominalisatsioonid (zombisõnad)

Nominalisatsioonid tekivad siis, kui muudate tegusõnad või omadussõnad nimisõnadeks, luues sõnarohkust ja eemaldades lausetest tegevuse.

Nominaliseeritud: We need to make a decision about the implementation of the new system.
Otseselt: We need to decide how to implement the new system.

Nominaliseeritud: The committee will conduct an investigation into the matter.
Otseselt: The committee will investigate the matter.

Kiirparandus: Jälgige sõnu, mis lõpevad -tion, -ment, -ance või -ity lõpuga. Kas saate need asendada tegusõnavormidega?

Selgusprobleemid, mis ajavad lugejad segadusse

8. Ebaselged asesõnaviited

Kui asesõnad (he, she, it, they, this, that) ei viita selgelt kindlale nimisõnale, lähevad lugejad segadusse.

Ebaselge: When Sarah met Jennifer, she said she would handle the project.
(Kes mida ütles?)
Selge: When Sarah met Jennifer, Sarah said she would handle the project.

Ebaselge: The managers told the employees that they would need to work overtime.
Selge: The managers told the employees that the employees would need to work overtime.

Kiirparandus: Kahtluse korral korrake nimisõna asesõna asemel. Selgus on olulisem kui elegantsus.

9. Valesti paigutatud rõhk

Peamise punkti matmine lõigu või lause keskele nõrgestab selle mõju.

Nõrk: There are several reasons, including cost overruns, delays, and poor planning, why the project failed.
Tugev: The project failed for several reasons: cost overruns, delays, and poor planning.

Kiirparandus: Paigutage oluline teave lausete ja lõikude algusesse või lõppu – need kohad tõmbavad tähelepanu loomupäraselt.

10. Žargooni ja moeväljendite üleküllus

Tööstuse eriterminoloogial on oma koht, kuid žargooni liigne kasutamine võõrandab lugejaid ja hägustab tähendust.

Žargoonirohke: We need to leverage our core competencies to synergize cross-functional collaboration and optimize our value proposition.
Selge: We need to use our strengths to help teams work together better and improve what we offer customers.

Kiirparandus: Kujutage ette, et selgitate oma seisukohta kellelegi väljaspool teie valdkonda. Kasutage sõnu, mida kasutaksite temaga rääkides.

Kirjavahemärgivead, mis häirivad lugemise sujuvust

11. Ülakoma katastroofid

Peale its/it's segajamise põhjustavad ülakoomad lõputuid probleeme.

Levinud vead:

Mitmus vs. omastav: „The company's are merging" → „The companies are merging"
Mitmuse omastav: „The employees's lounge" → „The employees' lounge"
's-lõpulised nimed: Mõlemad „James's car" ja „James' car" on vastuvõetavad – olge lihtsalt järjepidev

Kiirparandus: Ülakoomad näitavad omastust või tähistavad lühendeid. Need peaaegu kunagi ei moodusta mitmust (erand: „Mind your p's and q's").

12. Sidekriipsu segadus

Sidekriipsud ühendavad liitmoodifikatoreid enne nimisõnu, kuid kaovad pärast neid.

Enne nimisõna: It's a well-known fact. She's a full-time employee.
Pärast nimisõna: The fact is well known. She works full time.

Erand: Ärge kasutage sidekriipsu, kui esimene sõna on -ly lõpuga määrsõna: „highly skilled worker", mitte „highly-skilled worker".

Kiirparandus: Kui kaks sõna töötavad koos ühe omadussõnana enne nimisõna, ühendage need sidekriipsuga.

13. Semikooloni väärkasutus

Semikoolon ei ole elegantne koma; sellel on kindlad kasutused.

Õiged kasutused:

Seotud iseseisvate lausete liitmine: „The project succeeded; everyone celebrated."
Keerukate loendielementide eraldamine: „We have offices in Seattle, Washington; Portland, Oregon; and San Francisco, California."

Vale: The team includes; developers, designers, and managers.
Õige: The team includes developers, designers, and managers.

Kiirparandus: Semikooloni mõlemad pooled peaksid olema täislaused (välja arvatud keerukate loendielementide eraldamisel).

Sõnavalikuvead, mis kahjustavad täpsust

14. Sageli aetavad sõnad segamini

Inglise keel on täis sarnaselt kõlavaid sõnu erinevate tähendustega. Siin on kõige sagedamini segiajatavad paarid:

Affect/Effect: Affect on tavaliselt tegusõna (mõjutama); effect on tavaliselt nimisõna (tulemus)
Then/Than: Then viitab ajale; than on võrdlustes
Lose/Loose: Lose tähendab kaotada; loose tähendab lõtv
Principal/Principle: Principal = peamine või koolidirektor; principle = reegel või veendumus
Complement/Compliment: Complement = täiendab; compliment = kiitus
Discrete/Discreet: Discrete = eraldiseisev; discreet = ettevaatlik/diskreetne

Kiirparandus: Koostage isiklik nimekiri sõnadest, mida sageli segiajate. Kontrollige neid iga kord, kui kirjutate.

15. Ebamäärased kvantorid

Sõnad nagu „many", „several", „a lot" ja „few" jätavad lugejad arvama. Konkreetsed numbrid või vahemikud tagavad selguse.

Ebamäärane: Many customers complained about the service.
Konkreetne: Forty-seven customers complained about the service.
Alternatiiv: Nearly 20% of customers complained about the service.

Ebamäärane: The process takes a while.
Konkreetne: The process takes 3-5 business days.

Kiirparandus: Asendage võimalusel ebamäärased kvantorid konkreetsete numbrite, protsendimäärade või vahemikega.

Teie tegevusplaan veabavaks kirjutamiseks

Mitme läbimise toimetamismeetod

Ärge proovige kõiki vigu ühe läbimisega tabada. Selle asemel:

Esimene läbimine: Keskendu sisule ja struktuurile
Teine läbimine: Kontrolli grammatikat ja kirjavahemärke
Kolmas läbimine: Täiusta sõnavalikut ja stiili
Viimane läbimine: Loe valjusti, et tabada kohmakaid sõnastusi

Koostage isiklik kontrollnimekiri

Kõigil on kirjutamises oma nõrkused. Koostage personaliseeritud kontrollnimekiri oma tüüpvigadest. Vaadake see üle enne olulise dokumendi esitamist.

Kasutage tööriistu targalt

Grammatikakontrollijad tabavad ilmseid vigu, kuid jätavad kontekstist sõltuvad vead kahe silma vahele. Kasutage neid esimese kaitseliinina, mitte ainsa kaitsena.

Harjutage teadlikku arengut

Valige sellest nimekirjast üks viga. Keskenduge selle kõrvaldamisele oma kirjutamisest ühe nädala jooksul. Kui olete selle omandanud, liikuge edasi järgmisele. Väikesed, järjepidevad parandused toovad dramaatilisi tulemusi.

Kokkuvõte

Täiuslikku kirjutamist ei eksisteeri, kuid professionaalne kirjutamine peaks olema selge, puhas ja usaldusväärne. Need viisteist viga moodustavad valdava enamuse vigadest, mida professionaalsetes dokumentides näeme. Omandage need ja teie kirjutamine paistab silma kõigil õigetel põhjustel.

Pidage meeles: iga kõrvaldatud viga eemaldab barjääri teie ideede ja lugejate vahel. Professionaalses suhtluses tähendab selgus usaldusväärsust. Laske igal sõnal töötada – ja töötada õigesti.